Entidad Responsable: Ápice Services
Artículo 1. Marco legal y declaración de principios
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la "Política") se rige por las disposiciones normativas en materia de protección de datos personales aplicables en la República de Colombia, en especial la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, el Decreto Único 1074 de 2015, y demás disposiciones concordantes, complementarias o estándares internacionales (como el Reglamento General de Protección de Datos - RGPD, cuando resulte aplicable). ÁPICE SERVICES (en adelante, la "Compañía" o "el Responsable") garantiza la observancia estricta de los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad en el tratamiento de los datos recolectados.
Artículo 2. Identificación del responsable del tratamiento
Razón Social: Ápice Services
Domicilio principal: Bogotá D.C., República de Colombia
Correo electrónico institucional: contacto@apiceservices.com
Sitio Web Oficial: https://www.apiceservices.com
Artículo 3. Datos personales objeto de tratamiento
Para el cumplimiento de las finalidades comerciales, operativas, de facturación y de soporte, la Compañía recolectará, almacenará, organizará, usará, transmitirá y transferirá los siguientes tipos de datos personales:
Datos de Identificación y Contacto: Nombres, apellidos, tipo y número de documento de identidad, razón social de la persona jurídica representada, cargo corporativo, dirección de correo electrónico, número telefónico móvil y/o fijo, e información de geolocalización básica.
Datos Financieros y Transaccionales: Datos bancarios, historial de suscripciones, registros de pago y datos requeridos para la emisión de comprobantes fiscales y procesamiento de cobros recurrentes a través de pasarelas de pago certificadas (cumplimiento PCI-DSS).
Datos de Tráfico, Metadatos y Registros Técnicos: Direcciones IP, identificadores únicos de dispositivo, tipo de navegador, registros de auditoría (logs), sellos de tiempo, identificadores de sesión y metadatos de mensajería procesados a través de las plataformas Signal y VoiceBot.
Datos Conversacionales y de Voz (Procesamiento por IA): Textos, transacciones conversacionales, archivos de audio e interacciones de voz ejecutados mediante modelos de Inteligencia Artificial para la prestación de los servicios SaaS.
Artículo 4. Finalidad del tratamiento de los datos
Los Datos Personales recopilados serán tratados exclusivamente para la consecución de las siguientes finalidades legítimas:
Operativa, Contractual y de Suscripción: Proveer, habilitar, configurar, gestionar los cobros recurrentes (mensuales o anuales), mantener y optimizar los productos tecnológicos SaaS (Signal y VoiceBot) y ejecutar contratos de consultoría especializada en Contact Center.
Integración y Verificación Institucional: Gestionar los trámites de registro, autenticación, aprovisionamiento e integración técnica con la API de WhatsApp Business (Meta Platforms, Inc.), API de Telegram, operadores de telecomunicaciones y terceros proveedores de infraestructura en la nube.
Soporte Técnico y Atención: Canalizar y resolver requerimientos, peticiones, quejas, reclamos o solicitudes de asistencia técnica formuladas por los usuarios.
Comercial y Promocional: Programar e impartir demostraciones (demos), remitir cotizaciones, informar sobre actualizaciones de versiones, nuevas funcionalidades, renovaciones de planes, ofertas comerciales y boletines informativos (previo consentimiento expreso).
Cumplimiento Legal y Auditoría: Atender requerimientos judiciales, administrativos, fiscales o regulatorios emitidos por autoridades competentes.
Artículo 5. Restricción de datos sensibles y de menores de edad
La Compañía no recolecta ni trata de manera intencionada Datos Sensibles (conforme a la definición legal), ni datos de niños, niñas y adolescentes. En caso de requerirse excepcionalmente el procesamiento de información sensible, se solicitará la autorización previa, expresa e informada de conformidad con la ley.
Artículo 6. Traslado, transmisión y transferencia de datos a terceros
Para la adecuada ejecución de los servicios y el procesamiento de suscripciones, ÁPICE SERVICES podrá transmitir o transferir datos a terceros aliados estratégicos y proveedores tecnológicos debidamente auditados (infraestructura cloud, pasarelas de pago electrónicas, motores de Inteligencia Artificial y Meta Platforms, Inc. para la API de WhatsApp Business).
La Compañía ratifica expresamente que NO vende, alquila, cede ni comercializa datos personales con terceros para fines de monetización independiente o prospección ajena a los servicios prestados.
Artículo 7. Derechos de los titulares (derechos ARCO)
De conformidad con las normas vigentes, el Titular de los datos personales ostenta los siguientes derechos:
Acceso y Conocimiento: Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la Compañía.
Prueba de Autorización: Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento.
Información de Uso: Ser informado, previa solicitud, respecto del uso dado a sus datos personales.
Revocatoria y Supresión: Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Consulta Gratuita: Acceder de forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.
Para el ejercicio de estos derechos, el Titular podrá dirigir una comunicación formal al correo electrónico: contacto@apiceservices.com. La solicitud será tramitada en un término máximo de diez (10) días hábiles para consultas y quince (15) días hábiles para reclamos.
Artículo 8. Medidas de seguridad de la información
La Compañía adopta estrictos protocolos de seguridad técnica, administrativa y física destinados a evitar la alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de la información, aplicando estándares de cifrado en tránsito y en reposo (SSL/TLS), control de accesos basados en roles y monitoreo continuo de infraestructura.